一歩進んだ日報活用
日報を「武器」に変え、商談を加速させるコツ
「営業日報は何のため？」
日報を単なる活動記録だと思っていませんか？
実は日報は、使い方次第で、商談の速度と勝率を上げる「武器」になります。
ただ書くだけの日報から脱却！中小企業でもできる成功の秘策、ここにあります！
目次
(1) 「書きっぱなし日報」から脱却
(2) 日報に何を書く？
(3) 日報はいつ書く？
(4) 日報の書き方
(5) みんなにメリット。効果バツグン！
(6) TSUMUGI-Baをこう使おう！
マニュアル参照 活動
「書きっぱなし日報」から脱却
営業マンの多くは、日々の営業活動の記録として営業日報を書いているのではないでしょうか。
でも、それって何のため？
目的を明確にして、次のアクションに役立てている営業チームは、実は少ないのでは...。
これに気付き、改善しようと思ったならば、ライバルに差をつけ躍進できる絶好のチャンスです！「書きっぱなし日報」から脱却するため、日報の意義と役割を、改めて見つめ直してみませんか？
日報に何を書く？
まず、日報には何を書くべきかを考えましょう。
一般的には、「今こういう状況です」と、現在の状況を報告する内容が中心になるでしょう。
しかし、現状報告は、出発点に過ぎません。大切なのは、そこから案件のゴールまでの道筋を描くために、必要な情報を集めることです。
「案件のゴール」と、そこに到達するまでの「アクション」をイメージしてください。その中で、今なすべきこと、次の一手となるアクションを、考えてみてください。それが有益な日報の骨格です。
日報で次のアクションを考えることが習慣になれば、お客様を訪問した際、それを意識した情報収集や働きかけが自然にできるようになります。
日報はいつ書く？
では、日報を書くタイミングは、いつが最適でしょうか。
答えは、「できるだけ早く」です。一日の最後にまとめて書くのではなく、行動のすぐ後に書くことがポイントです。商談なら商談直後、訪問なら訪問直後に書きましょう。早ければ早いほど、多くの利点が生まれます。
早く書けば、アクションも早い！
早く書くこと、それは、情報を早くキャッチすることです。情報を早く掴めば、それだけ早く次のアクションがとれます。
例えば...
お客様が課題に感じていることをキャッチ
どんな提案をすれば魅力を感じてもらえるかを考え始められる
お客様が迷っていることをキャッチ
どんな情報提供をすれば判断を進める材料になるか、考えて情報収集を始められる
お客様の決裁ルートをキャッチ
スムーズな決済のためにはいつ誰にどんなアプローチが必要かを事前に整理しておける
早くなくてもいつかはやること…と思うかもしれません。でも、早ければ早いほど良いのです！
素早いことのメリット
- お客様の信頼が得られます。競合他社との差別化がはかれます。
- 協力を取り付ける先、取り得る選択肢が増えます。
- チャンスが増えます。提案の軌道修正や仕切り直しの機会が得やすくなります。
書くための準備
活動内容に関するガイドラインを作成し、チームで共有したい内容や目的を明確にしましょう。
内容は以下のようなことをおさえておくと良いでしょう。
活動の詳細と結果
営業活動や商談の進捗状況、会議での決定事項など、活動の具体的な内容を記述します。
可能であれば、活動によって得られた成果も記述します。
課題や障害
達成したことだけでなく、課題や障害も記述しましょう。
困っていることや競合他社との関係など、営業活動に関わる課題をチームで共有すれば、メンバーからのサポートを受けやすくなります。
ネクストアクション
次のステップや目標も記述しましょう。
今後の予定や優先事項を明確にすることで、目標達成に向けてより効果的な行動を取るための道筋が見えてきます。
その他重要な情報
特記事項や重要な情報があれば、それも記述しましょう。
競合他社の動向や業界トレンド、注目すべき出来事など、営業活動に影響を与える可能性のある情報をすべてチームで共有します。
必要なポイントをおさえて、素早く日報を書きましょう。
- 速報を出す感覚で、お客様客先での予定が終わったらすぐに入れる
- 結果と次の予定を簡潔に記載
- 商談を進めるために判断すべきこと、解決すべき宿題を記載
みんなにメリット。効果バツグン！
この日報で、関係するすべての人にメリットを生むことができます。
- 文字に起こすことで一旦頭を整理した状態で報告できる。
- 「抱えたまま」のストレスを減らせる。
- 報連相のハードルが下がる。
- 営業活動の結果を素早く得ることができ、次の打ち手を考えられる。
- 営業マンに声をかけるきっかけになる。
- 案件の状況を素早く知ることができるので、製造の備えや営業支援が素早いタイミングでできる。
ベストプラクティスはこれだ！
「日報は何のため」を意識する
「顧客名」や「日時」などを何度も入力するのは面倒ですが、TSUMUGI-Baでは予定から自動で転記されるので簡単です。スマホからでも楽々。
SNSのようなコミュニケーション機能を搭載しているので、「詳細を聞くため・伝えるため声を掛けやすい雰囲気づくり」がうまれます。これこそが、TSUMUGI-Baのツールとしての意義！
日報に書くべき内容を話し合ってブラッシュアップすることで情報としての精度があがります。例えば教育シーンにおいては、成功事例を見ながら、日報の意義と効果を説明するといった使い方ができます。
TSUMUGI-Baをこう使おう！
活動の記録がそのまま日報になるTSUMUGI-Ba。でも「報告」ツールだけで終わらないのがTSUMUGI-Ba。チームの成長と商談獲得に向けて、活用シーンはどんどん広がります！
マネージャーからの働きかけ
報告が素早く上がればすぐさま褒めましょう。それは会話の糸口にもなります。
素早い報告ありがとう。
書いてくれたこの部分について、ちょっと聞いてもいい？
素早く上がって来なければ、まとめるにあたって困っていることがないか聞いてみると、これもまた効果的なアクションです。
営業マンのトレーニング
上司に自分から報告・相談することは、声がけの練習にもなります。
TSUMUGI-Baに書いておいたこと、見ていただけました？
分かった、すぐ見よう。
声をかけることは営業マンにとって、お客様に対して必要なアプローチ。社内でトレーニングと思って自分から声をかけるチャレンジを。
使い方次第で、まだまだ利も効果も拡大が期待できそうです！
ぜひどんどん活用して、「こんな効果も！」なんていうご報告が皆さまから聞こえてきますように…！
はい、
実は私も相談したかったのです...