仕事において、スケジュールを立てることはとても重要です。
「段取り八分、仕事二分」という言葉もあるように、段取り、つまりスケジュールをうまく立てることが仕事のカギを握ると言っても過言ではありません。

一人ひとりがどう動くか、その計画と管理は当然大事です。そしてチーム全体として見たときの動きを知ることも大事です。スケジュールが個人のタスク管理のためだけに存在するのではなく、チームみんなで共有するためにあると考えると、活用の意義はもっと広がります。

もう少し掘り下げてみましょう。

特にマネージャー職、つまりチームメンバーをまとめる立場の人にとっては、スケジュールは日々全員の状況を把握するための大事なツールです。 マネージャーは各メンバーのスケジュールを観察し、メンバーが本当に成すべきことをするように推進しなければなりません。それは、「こうしなさい」「ああしなさい」と指示をすることではなく、各自が主体的に動くための「気付き」を与えることです。

日々の細かなタスクに時間を費やしすぎているのではないか。個々のタスクをただ順にこなすだけになっていないか。そんな視点で観察し、誤っていればそれに気付かせなければなりません。

１つの入れ物に細かな砂を詰めた後では、大きな石を入れる事はできないのです。
目標達成や仕事の完遂までの全行程をチーム全体の視野で見たとき、今、何が重要か。何を優先しなければならないか。その見極めが大事です。

では、効果的なスケジュールを立てるにはどうすれば良いか、ポイントをご紹介します。

「1日に10分間だけ、スケジュールを立てる時間を持つ」
まず、毎日スケジュールを立てる習慣をつけることです。短時間でかまいません。毎日行えば、日々「最適化」することができます。すでに立てていた計画も、昨日までの結果を踏まえて更新すれば、今日の行動がより意義のあるものになります。

スケジュールは思いつくまま枠を埋めれば良いというものではありません。ポイントを抑えることが大切です。

• 重要事項を整理し、優先度をつける
• 「何をやるか」「何をやめるか」のバランスを考える

時間にも人の動きにも限りがあります。より良い結果を出すために、何が最適か正しく判断しましょう。

仕事の成功に大きく影響するのが、「チーム」としての動きです。スケジュールの共有はその第一歩。最大限活用しましょう。

• 本当にやるべきこととは何かを共有する（予算と商談情報を共有する）
• 優先度に沿って２週間先のスケジュールを立て、メンバー間で共有する

これができるようになると、チームは自走できるようなります。ああしろこうしろと言われなくても、各メンバーがチームの一員として今何をするべきか、正しく判断して自ら動きだします。そして目的意識を持った行動なので、モチベーションを保つことができます。

スケジュールを侮ることなかれ。チームを成功へ導く必須アイテムとして活用しましょう！